Tecniche di stima: come migliorarle

Uno dei compiti più importanti nel project management consiste nell’effettuare tecniche di stima appropriate del lavoro da svolgere in modo da soddisfare i requisiti dei prodotti da rilasciare.

Sebbene le stime di progetto costituiscano una parte importante della pianificazione, spesso non viene posta sufficiente attenzione a questo passaggio e questa carenza costituisce una delle principali cause di insuccesso di molti progetti.

 

Metodi per migliorare le stime

1. Stima analogica. Prendendo come base i dati di progetti simili svolti in passato.
2. Stima parametrica. Moltiplicando i valori legati alla produzione di un determinato deliverable e moltiplicandoli per il numero di deliverables dello stesso tipo.
3. Stima a tre punti. Prendendo in considerazione per ogni stima un valore ottimistico, uno pessimistico ed uno fornito da una persona esperta o consulente.
4. Stima botton-up. Partendo da un’analisi approfondita dei work package presenti nella WBS.
5. Parere di esperti. Coinvolgendo consulenti interni ed esterni nella formulazione delle stime.

All’inizio di un progetto la precisione è solitamente modesta se le informazioni disponibili sono limitate.  Questo può portare a un miglioramento più sostanziale dei risultati se si rendono disponibili ulteriori informazioni su progetti simili. I criteri ed il livello di precisione varia in funzione dello stadio in cui si trova il progetto.  Man mano che il progetto avanza e vengono acquisite maggiori informazioni, le stime diventano via via più precise.

Ci sono diversi modi per facilitare il processo di stima ed aumentare la precisione.  Nel seguito verranno indicate alcune linee guida utili per aumentare la probabilità di successo nel rispettare i vincoli di progetto concordati con la committenza.

Accorgimenti per migliorare le stime

Definire il lavoro correttamente

Uno dei motivi principali per cui i responsabili di progetto non riescono a valutare correttamente le stime è dovuta dalla mancanza di chiarezza nella definizione dell’ambito del progetto.  I team di progetto non riescono a identificare i work package significativi e le attività necessarie a produrli.  In questo caso occorre dettagliare ulteriormente il lavoro da svolgere all’interno della WBS.

Utilizzare tecniche di stima corrette

E’ importante prendere in considerazione una combinazione delle tecniche precedentemente descritte per migliorare le stime rendendole più precise.

Disporre delle persone giuste per effettuare le stime

Non può essere il project manager ad effettuare le stime da solo.  Deve coinvolgere le persone che svolgeranno materialmente il lavoro.  In alcuni casi è necessario avere anche il parere dei loro capi oppure di altro personale interno più esperto oppure di consulenti esterni.

Fornire stime progressive

Lasciarsi sempre la possibilità di rivedere le stime iniziali aggiornandole sulla base delle informazioni che emergono in corso d’opera.

Tracciare l’impegno e la durata

Un monitoraggio continuo dell’effort e durata di ogni attività aiuta a migliorare le stime future.  Queste informazioni, se ben tracciate e documentate, aiuteranno a pianificare meglio progetti simili svolti in futuro e saranno preziose per l’organizzazione e per i project manager che ne fanno parte.

Definire riserve per gestire gli impegni

L’identificazione dei rischi nelle attività di progetto aumenta i margini di incertezza e migliora le capacità di stimolo. L’insorgere di eventi non sufficientemente valutati può portare ad attività che durano più a lungo o che costano più del previsto.  Analizzando i rischi è possibile prendere delle contromisure ed accantonare riserve di tempo e denaro per poterli gestire senza mettere in crisi il progetto.

5 esempi di tecniche di stima

Metodo bottom-up

Preferite partire dalle attività fondamentali che risultano dall’analisi della WBS e tenete conto della durata, dei costi e di ogni singolo costo. Successivamente questi costi vengono aggregati per ciascun elemento componente la WBS in modo da ottenere i valori totali.

Tra le tecniche di stima, quella bottom up richiede conoscenze di dettaglio su come il lavoro deve essere sviluppato e pertanto può essere condotta con il team di progetto.

Metodo top-down

L’approccio top-down costituisce una delle tecniche di stima più utilizzate nelle fasi iniziali di un progetto quando ancora non si hanno informazioni sufficientemente dettagliate.

Il metodo top down prevede di partire dalle componenti di alto livello della WBS e di valutarle per analogia rispetto a precedenti progetti oppure in base a stime parametriche oppure ancora in base al parere di esperti o al budget concordato internamente.  Questi metodi avranno maggiore risalto.

Dopo aver effettuato questo primo livello di stima, i valori ottenuti vengono spalmati sulle componenti di livello inferiore fino ad arrivare alle singole attività che compongono il progetto e che derivano dall’analisi di ciascun work package.

Stima per analogia

La stima per analogia consiste nel confrontare il progetto con progetti analoghi già completati.

E’ applicabile sia a livello di sistema complessivo che di singole componenti della WBS.

Le tecniche di stima per analogia è utilizzata per valutazioni di massima nelle fasi preliminari all’avvio di un progetto, utili anche come raffronto.

Tecniche di stima parametriche 

Le metriche utilizzate nel processo di segnalazione servono come base per le tecniche parametriche. Se le stime riguardano grandezze per le quali possono essere definiti opportuni parametri (es. metri cubi, metri quadri, ore-uomo, costi unitari, ecc…) la stima di una componente può derivare da componenti analoghe del progetto attuale o di progetti precedenti semplicemente considerando i valori unitari dei parametri in questione per poi moltiplicarli per le unità necessarie per il completamento di ciascuna attività o work package.

Parere di esperti

Questa tecnica può essere applicata in alternativa alle precedenti tecniche di stima oppure in combinazione con esse.

Richiede il coinvolgimento di persone esterne al team di progetto ma disponibili in azienda oppure persone esterne all’organizzazione che sviluppa il progetto.

La stima prevede la formulazione di un parere da parte di soggetti competenti nell’ambito di stima che si rende necessario affrontare.  Può essere svolta attraverso un coinvolgimento diretto oppure mediato applicando la tecnica Delphi.