Una gestione efficace è essenziale per far sì che un progetto venga realizzato al massimo delle sue potenzialità. Spesso però intervengono complessità che portano confusione e inefficienze. Un problema comune è la mancanza di chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità, che può causare ritardi ed errori. In pratica, i project manager devono impegnarsi per fare in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro e a chi devono rendere conto, per ottenere un flusso di lavoro semplice, ma efficiente.
Questo risultato può essere ottenuto utilizzando un framework RACI, detto anche matrice RACI. In questa guida discuteremo i componenti di un grafico RACI, i passi necessari per crearne uno e le migliori pratiche per implementarlo nel processo di gestione del progetto.
Cos’è un grafico RACI
Uno strumento per la gestione dei progetti che definisce in modo accurato e preciso ruoli e responsabilità all’interno di un team è noto come RACI (matrice di assegnazione delle responsabilità). I grafici RACI definiscono i ruoli dei membri del team in un progetto specifico: responsabile (responsible), responsabile (accountable), consultivo (consultative) e informato (informed). uno strumento utile per ottenere una comunicazione chiara, migliorare il processo decisionale e assicurarsi che le persone giuste siano responsabili delle attività o dei risultati finali.
Responsible: il responsabile dell’approvazione delega un’attività a una persona, che deve portare a termine il task rispettando i parametri e la scadenza concordati. Un’attività può essere delegata a più di una persona responsabile.
Accountable: un responsabile si assicura che tutti completino le proprie attività. Le responsabilità non devono essere delegate; è meglio assegnare il compito a una sola persona che possa prendere le decisioni e fungere da guida.
Consulted: la persona consultata detiene le conoscenze del team. Fornisce assistenza, competizione costruttiva e guida ai compiti. Identifica le persone che svolgono questa funzione nella fase iniziale in modo da poter incorporare nel progetto e nel flusso di lavoro.
Informed: la parte informata è in genere uno stakeholder, un team dirigenziale o una persona delegata all’approvazione che desidera e ha bisogno di informazioni sul progetto del team. Se questa parte è presente, migliora la trasparenza interna, l’allineamento del team e le timeline dei progetti vengono rispettate.
Per avere un quadro completo di chi è responsabile di cosa nelle varie fasi del progetto, si possono usare i diagrammi RACI o i diagrammi di Gantt come parte del processo di miglioramento del progetto.
Come creare un grafico RACI
Fase 1: identificazione dei task e del carico di lavoro
Stabilisci, per prima cosa, le attività principali. Immaginiamo uno scenario in cui un team stia lanciando un nuovo sito web. Questo primo passaggio potrebbe comportare la progettazione di un wireframe per la home page, la realizzazione di grafica e animazioni, l’identificazione di parole chiave per la SEO, l’impostazione del dominio e del server e la redazione di un testo per la home page.
Dovresti collaborare con il team per identificare le attività secondarie ed evitare problemi che potrebbero interrompere il tuo flusso di lavoro e ritardare i risultati finali.
Fase 2: stabilisci i ruoli
Discutere i compiti e le responsabilità con il team in modo collaborativo. Un modello che stabilisce ruoli e responsabilità può semplificare questo processo.
Nello scenario del sito web, i task di progettazione grafica potrebbero includere:
- Creazione di grafica e animazioni (Ariel)
- Progettazione dell’immagine hero di un sito web (Natalie)
- Revisione e approvazione di un’immagine hero (Tessa)
- Animazione dell’immagine hero e conversione in un file .mp4 (Anji)
- Integrazione dell’immagine finale del cavallo nel wireframe (Ariel).
Per questi task specifici, Natalie e Anji si concentrano sul contributo al design e all’animazione, Tessa si assicura che l’immagine iniziale rispetti le linee guida del marchio e Ariel supervisiona il progetto, assicurandosi che il prodotto finale si adatti al wireframe.
Fase 3: crea un grafico
Con una chiara comprensione delle responsabilità di ogni persona, puoi organizzare questi task e ruoli in un grafico per comunicare correttamente con il team e monitorare i tuoi avanzamenti.
Fase 4: analizza il grafico e identifica le lacune
Conducete una sessione con il vostro team per identificare difetti o problemi grafici. In questo modo, possiamo evitare di duplicare il lavoro e risolvere eventuali problemi prima che vengano verificati. Seguite le istruzioni generali per il vostro modello RACI, dall’identificazione dei difetti e delle ipotesi all’analisi dell’equilibrio tra le parti interessate. Aspettati alcune sovrapposizioni e dipendenze e assicurati che ci sia sempre una persona referente per ogni task. Questa persona funge da “coordinatore progetto” a livello di task e impedirà che ci sia più di una persona responsabile.
Limitare il numero di persone responsabili e consulenti. Troppi responsabili possono creare confusione, portando a task trascurati. Troppe persone consultate possono portare a opinioni contrastanti, quindi assicurati che i responsabili ricevano direttive chiare.
Al contrario, avere troppe poche persone informate suggerisce una mancanza di comunicazione e trasparenza verso l’alto, quindi assicurati che la leadership e gli stakeholder siano pienamente informati e disponibili per facilitare l’approvazione e l’implementazione senza intoppi.
