Gli stakeholder sono individui, gruppi o organizzazioni che hanno un interesse significativo nel risultato di un progetto. Possono essere membri di un team, investitori, produttori, responsabili di reparto o membri del consiglio di amministrazione. Di solito partecipano al processo di approvazione e, a seconda di come un piano management degli stakeholder li gestisce, possono decretare il successo o il fallimento di un progetto. Infatti, alcuni stakeholder decidono se un progetto debba essere avviato o meno e se abbia avuto successo o meno.
COS’E’ UNO STAKEHOLDER MANAGEMENT?
In parole povere, il management degli stakeholder è il concetto di gestione degli stakeholder coinvolti in qualsiasi progetto importante. Dato l’elevato potere che esercitano, il project manager deve bilanciare con delicatezza le esigenze degli stakeholder chiave.
Quali sono i loro obiettivi principali per questo progetto? Cosa sperano di investire? Quanto più si riesce a individuare fin dall’inizio i loro obiettivi e requisiti, tanto meglio.
STAKEHOLDER PIANO MANAGEMENT
Un piano management degli stakeholder è un documento formale che delinea le modalità con cui un’organizzazione identificherà, coinvolgerà e comunicherà con individui o gruppi che hanno un interesse o un’influenza in un progetto. Questi stakeholder possono includere membri del team interno, clienti, investitori, enti normativi, fornitori e utenti finali. Il piano management degli stakeholder, che fa parte del piano generale di progetto, garantisce che tutte le aspettative degli stakeholder siano gestite correttamente e allineate con gli obiettivi del progetto, riducendo la probabilità di incomprensioni o resistenze.
Il processo di sviluppo di un piano management degli stakeholder inizia con l’identificazione e l’analisi degli stakeholder, classificandoli in base al loro livello di influenza e interesse nel progetto. Il piano definisce quindi strategie di comunicazione personalizzate in base alle esigenze di ciascun gruppo, come la frequenza degli aggiornamenti, i canali preferiti (ad esempio, e-mail, riunioni, report) e il livello di dettaglio richiesto. Ciò contribuisce a promuovere la trasparenza e a mantenere la fiducia durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Oltre alla pianificazione della comunicazione, il piano di gestione degli stakeholder include anche strategie per gestire il coinvolgimento degli stakeholder, in particolare di coloro che hanno una forte influenza o che potrebbero essere interessati dai cambiamenti. Aiuta i project manager ad anticipare le preoccupazioni degli stakeholder, a risolvere tempestivamente i conflitti e a mantenere tutti informati e disponibili. Gestire proattivamente queste relazioni aumenta le probabilità che i team rispettino le scadenze, il budget e il successo complessivo del progetto.
COSA DEVE INCLUDERE IL PIANO
Identificazione dello stakeholder
L’identificazione degli stakeholder implica l’individuazione di tutti gli individui, i gruppi o le organizzazioni che potrebbero influenzare o essere influenzati dal progetto. Questa fase iniziale garantisce che nessuno stakeholder importante venga trascurato e aiuta a personalizzare le strategie di coinvolgimento in base ai diversi interessi e livelli di influenza.
I principali strumenti e tecniche utilizzati per identificare gli stakeholder chiave del progetto sono:
- Riunione di avvio del progetto: un incontro iniziale in cui vengono presentati gli stakeholder e si discute dell’ambito e delle aspettative del progetto per identificare i partecipanti chiave.
- Giudizio degli esperti: sfruttare l’esperienza e le conoscenze degli esperti in materia per identificare gli stakeholder meno evidenti.
- Registro degli stakeholder: un documento o un database utilizzato per elencare gli stakeholder, inclusi i loro interessi, la loro influenza e le loro informazioni di contatto.
- Brainstorming: una tecnica collaborativa in cui i membri del team generano idee per identificare potenziali stakeholder da diverse angolazioni del progetto.
Analisi dello stakeholder
L’analisi degli stakeholder è il processo di valutazione degli interessi di ciascun stakeholder, del suo livello di influenza e del suo impatto sul progetto. Aiuta a stabilire le priorità degli stakeholder e a definire strategie di comunicazione e coinvolgimento efficaci.
I principali strumenti e tecniche utilizzati per analizzare gli stakeholder chiave del progetto sono:
- Modello di salienza: un metodo che categorizza gli stakeholder in base al loro potere, legittimità e urgenza.
- Griglia degli stakeholder: una matrice che traccia i dati degli stakeholder in base a influenza e interesse per determinare le strategie di comunicazione. Una griglia di potere/interesse, una griglia di potere/influenza e una griglia di influenza/impatto sono tutti esempi di come questo può essere utilizzato.
- Matrice RACI: uno strumento utilizzato per definire i ruoli degli stakeholder – Responsabile, Consultato e Informato – nelle attività di progetto.
- Cubo degli stakeholder: una versione ampliata della griglia degli stakeholder che include una terza dimensione come l’atteggiamento o il livello di coinvolgimento.
- Diagrammi di influenza: strumenti visivi che mostrano le relazioni e i percorsi di influenza tra gli stakeholder.
Obiettivi di coinvolgimento degli stakeholder
In questa sezione vengono delineati gli obiettivi specifici del coinvolgimento degli stakeholder, come tenerli informati, ottenere il loro supporto o ridurre le resistenze. Durante tutto il progetto, questi obiettivi contribuiscono a indirizzare le strategie di comunicazione e a monitorare l’efficacia del coinvolgimento.
Strategie di coinvolgimento degli stakeholder
Si tratta dei piani e delle azioni personalizzati utilizzati per raggiungere gli obiettivi di coinvolgimento degli stakeholder. Le strategie variano a seconda della tipologia di stakeholder e possono includere riunioni periodiche, sessioni individuali, sondaggi o forum pubblici, a seconda del loro ruolo e della loro influenza nel progetto.
Requisiti di comunicazione
Questa sezione specifica i formati, la frequenza, i canali e i soggetti responsabili della condivisione delle informazioni con gli stakeholder. Piani di comunicazione chiari garantiscono coerenza e trasparenza nelle interazioni con gli stakeholder.
PERCHE’ E’ IMPORTANTE?
Anche se questo renderebbe qualsiasi progetto molto più facile da realizzare, nessun progetto esiste al di fuori del contesto. Tuttavia, gli stakeholder sono essenziali per il successo del tuo progetto. Stanno investendo tempo, denaro e risorse nel tuo progetto perché ci credono. Gli stakeholder contribuiscono a renderlo un processo estremamente semplice, contribuendo con fondi, risorse, materiali, strumenti, competenze e altro ancora. Ma senza una gestione adeguata, possono anche renderlo un processo estremamente macchinoso, con un sacco di lungaggini burocratiche. Ci sono troppi cuochi in cucina, come si dice.
