PROJECT MANAGEMENT: WATERFALL, AGILE O IBRIDO?

L’Hybrid Project Management rappresenta la chiave per far evolvere i processi aziendali al passo con un contesto operativo sempre più complesso, dinamico e veloce.  Questo approccio, infatti, permette di integrare in un’unica metodologia la pianificazione dettagliata tipica del tradizionale modello Waterfall con la flessibilità offerta dal metodo Agile: sfruttare il meglio dei diversi criteri permette così di ottenere vantaggi più in linea con le attuali esigenze di business. 

 

LE COMPLESSITA’ DELL’ATTUALE CONTESTO OPERATIVO: SERVE CAMBIARE APPROCCIO

Non ci sono dubbi: oggi l’asticella si è alzata per qualsiasi tipo di business.  Il mercato attuale non fa sconti e richiede alle imprese una costante tensione verso nuovi traguardi da raggiungere, in fretta e al meglio.  La concorrenza è sempre più agguerrita e il contesto operativo altamente imprevedibile.  Tra le dinamiche che mettono sotto pressione ogni organizzazione non vanno poi dimenticati i clienti: a complicare ulteriormente le cose, infatti, ci sono anche le aspettative sempre più alte dei consumatori.  Le persone vogliono ottenere il proprio prodotto o servizio in maniera fluida, veloce e personalizzata.

Questo scenario, all’interno dei processi aziendali, si traduce in un aumento di complessità che richiede modelli di governance più efficaci, evoluti e affidabili.  Per essere competitivi, diventa essenziale snellire i processi puntando sulla digitalizzazione e inserendo le tecnologie in un contesto organizzativo impeccabile: solo così si riescono ad anticipare i trend e rispondere proattivamente a qualsiasi cambiamento si profili all’orizzonte.

DIFFERENZE TRA WATERFALL E AGILE

Capiamo le differenze tra Waterfall e Agile.  Da sempre le aree di governo di un progetto sono tempi, costi e scopo: queste tre aree sono in trade off e compito del PM è trovare il giusto equilibrio.

• In generale l’approccio sequenziale “Waterfall” privilegia lo scopo (inteso come ambito di progetto e deliverable) e vede la stima dei costi e dei tempi come una conseguenza delle specifiche dei deliverables.
• Gli approcci agile si concentrano sui tempi e costi e li gestiscono in modo “Timeboxing”, modificando l’ambito di conseguenza.  Lo scoping diventa flessibile in funzione dei vincoli temporali e di costi.

 

COME SVILUPPARE UN APPROCCIO IBRIDO

Prima di tutto chiariamo che l’adozione di un approccio iterativo di tipo agile non comporta l’abbandono del governo progettuale.

Nella realtà possiamo trovare varie forme di ibridazione.  Per esempio un approccio concomitante:

•  limitato ad alcune unità organizzative che utilizzano uno o l’altro
•  limitato ad alcuni progetti
•  la pianificazione di alto livello utilizza un approccio tradizionale, la pianificazione di dettaglio un approccio agile

 Nel caso di un approccio misto, possiamo trovare diversi strumenti.

•  Nei progetti dove si usa un approccio waterfall, troviamo le seguenti contaminazioni:

• incontri di coordinamento e avanzamento in stile scrum
• analisi di Lesson learned (lezioni apprese) fatto ad ogni rilascio o riunione,
• congelamento dei team fisso per l’intera durata dello sviluppo

• In progetti sostanzialmente agili:

• introduzione delle milestone per un’analisi di alto livello
• strumenti di riporto verso il management e gli stakeholder.

 

I vantaggi di un hybrid project management

In primo luogo, grazie alla combinazione di metodo Agile e Waterfall, l’Hybrid Project Management permette di personalizzare al massimo la struttura del progetto stesso, adattandosi a qualsiasi tipo di team operativo, a prescindere dalla dimensione e dal settore di appartenenza.  La maggior compatibilità garantita da questo approccio consente, inoltre, di gestire al meglio una gamma diversificata di progetti.

Il secondo beneficio offerto dalla gestione ibrida è la piena visibilità lungo tutte le fasi del progetto: ogni utente coinvolto nei flussi di lavoro può avere immediatamente contezza dello stato di avanzamento dei lavori, dei task di propria pertinenza e degli step da compiere a livello di team per portare a termine l’attività.  In questo modo, operatori, responsabili di progetto e stakeholder vari sono tutti direttamente coinvolti e responsabilizzati verso la migliore esecuzione operativa.

Questo elemento porta a considerare un ulteriore vantaggio dell’Hybrid Project Management, ovvero un livello di pianificazione estremamente dettagliato e puntuale, a cui si aggiunge però la capacità poter ri-tracciare eventualmente la rotta del progetto in corsa, in base alle esigenze e ai cambiamenti del momento.  Questa flessibilità risulta particolarmente preziosa in un’ottica di efficienza produttiva e di ottimizzazione dei costi.

 

Quale metodologia adottare?

Il modello migliore potrebbe essere una ibridazione orizzontale.

Questo approccio ibrido adotta una tradizionale struttura Waterfall, identifica i risultati fondamentali del progetto come Milestone, e li organizza per l’approvazione del progetto con un Gantt.

Una volta che il progetto è stato approvato (con una visione a cascata Waterfall), si può passare a un approccio agile in cui vengono mantenuti un backlog contenente le singole attività di progetto, le funzionalità del sistema e le user stories, da cui verranno estratte quelle a massima priorità per essere sviluppate; in genere questo approccio agile nelle implementazioni ERP si concentra in elementi che noi chiamiamo RICE cioè (Report, Interfacce, Conversioni, Enhancement cioè personalizzazioni).

Waterfall e agile si alternano, la vista del progetto cambia dal tradizionale diagramma di Gantt a un elenco di RICE che consente l’assegnazione dinamica delle funzionalità alle iterazioni (esattamente come fossero degli SPRINT); in questo modo in qualsiasi momento, spesso su base giornaliera, il PM è in grado di aggiungere, eliminare e modificare il backlog per riflettere le mutevoli esigenze aziendali.

In effetti i RICE sono elementi agile esattamente come SPRINT; alla fine di ogni RICE viene fatta una pausa per una valutazione retrospettiva e per implementare i miglioramenti.  Successivamente viene riesaminato il backlog di RICE e selezionate le funzionalità a maggiore valore aggiunto per la prossima iterazione.  All’interno di ogni RICE, il team può utilizzare principi agili come l’incontro quotidiano e discutere lo stato del lavoro programmato per l’iterazione in corso.

Un fattore chiave del successo dei principi Agili è la capacità di implementare la soluzione definitiva attraverso rilasci incrementali.

Inoltre, è possibile ottenere una rapida convalida della soluzione, in modo che eventuali aggiustamenti possano essere facilmente presi in considerazione attraverso le funzionalità rimaste nel backlog del RICE.

Non appena i RICE ad alta priorità saranno stati completati, il progetto potrà tornare a un ciclo Waterfall per svolgere le attività di implementazione standard.

 

Le moderne tecniche di project management sono fondamentali per massimizzare l’investimento fatto in un ERP, ma la loro adozione deve essere discussa fin dall’inizio, condivisa con il cliente nelle sue implicazioni, e soprattutto essere supportata da un adeguato impianto contrattuale.