La componente “Lessons Report” (lesson learned) del metodo PRINCE2 di gestione dei progetti serve a documentare le esperienze acquisite durante lo sviluppo di un progetto. Questo rapporto non è solo una riflessione retrospettiva, ma uno strumento strategico per migliorare la gestione futura del progetto. La sua importanza risiede nella capacità di trasformare errori, successi e fallimenti in utili lezioni organizzative. I vantaggi principali includono l’evitare il ripetersi di errori, l’ottimizzazione dei processi e l’aumento dell’efficacia complessiva del team di progetto, contribuendo così al successo sostenibile dei progetti futuri.
Nonostante ciò, il rapporto sulle lezioni apprese viene spesso trascurato e, se completato, si trasforma in un esercizio di forma. A volte, le lesson learned non diventano “applicazioni”. In questo blog ci concentriamo sull’identificazione delle cause principali e dei benefici del rapporto tra apprendimento e progetti.
PERCHE’ LE LESSON LEARNED VENGONO IGNORATE?
All’inizio di un progetto, il team è completamente concentrato sul suo successo, senza considerare la possibilità di un fallimento. L’azienda fa pressione per ottenere risultati tangibili, aggiungendo un ulteriore livello di stress nel raggiungimento dell’obiettivo.
Per ottenere i risultati richiesti dall’azienda nel minor tempo possibile, si trascurano le best practice.
In questo contesto, diventa difficile riconoscere e ammettere il fallimento, nonostante il business case dica di fare proprio questo.
Una volta completato un progetto, l’istinto naturale è quello di andare avanti e concentrarsi sulla sfida successiva.
Se la cultura all’interno di un’organizzazione porta a celebrare i successi piuttosto che a fare un passo indietro per vedere cosa si sarebbe potuto fare meglio, le molte lezioni apprese durante il progetto non saranno mai utilizzate per ottimizzare i processi per i progetti futuri.
RAPPORTO SULLE LEZIONI: CONDIVIDERE L’ESPERIENZA
Il metodo PRINCE2 incoraggia il team a discutere le lezioni apprese, sia positive che negative, sia durante che dopo il completamento del progetto. Le lezioni apprese aiutano il team a:
- Avere maggiore coinvolgimento del team
- Avere maggiore empatia
- Risolvere i problemi il prima possibile
Maggiore coinvolgimento del team
Investire tempo nella selezione dimostra una solida leadership e incoraggia ambienti di lavoro partecipativi, entrambi aspetti estremamente positivi per un’organizzazione. In effetti, una corretta gestione della divisione può renderla più conveniente rispetto ad altri strumenti di team building.
Maggiore empatia
Un’organizzazione, chiedendo a tutti di fornire feedback ed esprimere opinioni in maniera formale, può creare una maggiore empatia tra i membri del team, che si riflette in una migliore comprensione di ciascun ruolo e di come possono interagire per raggiungere gli obiettivi.
Risolvere rapidamente i problemi
In pratica, fornire uno spazio in cui le persone possano discutere dei loro problemi significa che ogni questione viene risolta rapidamente e che le parole potenzialmente negative vengono reintrodotte in una conversazione molto più produttiva.
DOCUMENTA LE LESSON LEARNED
Tuttavia, è essenziale che le organizzazioni non solo registrino le informazioni rilevanti, ma lo facciano anche in modo efficace. Questo dimostra che la prima lezione di PRINCE2 appresa dall’esperienza può creare una struttura molto utile per le best practice, se seguita correttamente. Altrimenti sarà semplicemente un esercizio di compilazione.
Come indicato dal project manager, le informazioni registrate devono essere utilizzate fin dall’inizio come documento permanente e non come ultima risorsa dopo che la maggior parte delle informazioni è stata ridotta. Il suo vero valore risiede nella condivisione di queste conoscenze tra diversi project manager, in modo che queste lezioni diventino parte del DNA del team.
COME DOCUMENTARLE
L’aggiornamento, la registrazione e il controllo con i membri del team per identificare le lezioni apprese rientrano nella responsabilità del Project Manager, che deve incorporare le seguenti pratiche nel suo lavoro quotidiano per trarre vantaggio dalle lezioni apprese, come spiegato in PRINCE2. È necessario:
- Dare valore alle lezioni apprese: se il Project Manager non dà valore ai risultati delle lezioni apprese, nessun altro lo farà. Pertanto, è essenziale organizzare una riunione durante la quale discutere le opinioni di tutti i membri del team.
- Considerate la possibilità di fungere da mediatore: il Project Manager potrebbe dover chiedere a qualcun altro di condurre la riunione. La stabilità delle regole di base crea uno spazio neutro in cui discutere i problemi.
- Concentrarsi sul miglioramento: gli obiettivi devono essere raggiunti; non si tratta di un conflitto in cui criticare o criticare gli altri. L’obiettivo è creare fiducia nel processo di gestione e credere nel valore dei risultati.
LA NUOVA MENTALITA’
L’insuccesso non è qualcosa da temere. Non deve essere un tabù; piuttosto, deve essere parte del processo di sviluppo e di responsabilità del team, utilizzando nuovi modi di pensare. Molti imprenditori di successo sono arrivati dove sono ora grazie a ciò che hanno imparato dopo i loro errori.
Il trucco consiste nell’analizzare le lezioni apprese in modo da poter immaginare di agire in modo diverso la volta successiva. Per dirla con le parole di Samuel Beckett, “Ho provato. Mi dispiace. Non importa. Riproverò. Farò meglio”.
