Una gestione efficace dei progetti non consiste solo nel seguire un processo o utilizzare strumenti e tecnologie. Si tratta anche di costruire un team forte in grado di lavorare insieme per un obiettivo comune.
La gestione dei progetti incentrata sulle persone (people centric project management) è un approccio olistico che dà priorità al benessere, alla comunicazione e alla collaborazione dei membri del team. In breve, mette le persone al primo posto.
APPROCCI TRADIZIONALI AL PROJECT MANAGEMENT
Waterfall è stata la prima metodologia di project management in cui venivano definite tutte le attività note necessarie per completare un progetto, identificate le dipendenze e sequenziate le attività. Abbiamo quindi gestito le attività in modo lineare. Col passare del tempo, il numero di artefatti necessari per Waterfall è aumentato. Gestire piani di progetto dettagliati, registri dei rischi, processi di change management e l’infinita serie di artefatti raccomandati dal PMI – ben intenzionati ad aumentare le probabilità di successo del progetto – è diventato macchinoso. Ci siamo concentrati tanto sul completamento del lavoro amministrativo quanto sullo svolgimento del lavoro vero e proprio.
I Project Manager si sono ribellati. Agile, una metodologia innovativa e semplice che si basava meno sulla documentazione e più sulla fiducia, è diventata di moda. Agile sembrava fantastico; la gestione del change management è stata integrata nel processo. Un team autogestito aveva il polso dell’organizzazione ed era in grado di apportare sensate correzioni di rotta ogni due settimane.
Ma col passare del tempo, Agile si è gonfiato. I dirigenti, diffidenti nei confronti delle modifiche alle scadenze, volevano sapere se le loro risorse avevano a cuore gli interessi dell’organizzazione. Come faceva l’azienda a sapere se queste risorse non stavano sprecando ore inutili? Come faceva a sapere che le cose venivano FATTE?
Per adattarsi, il processo Agile è stato modificato. Sono state applicate scadenze più stringenti per garantire il rispetto dei risultati attesi, indipendentemente da eventuali cambi di direzione. Sono stati impiegati “Certified Scrum Master” per garantire che il progetto venisse eseguito secondo il processo Agile. Alla fine, Agile si trasforma in un metodo a cascata, suddiviso in sprint di due settimane.
COSA E’ UN PEOPLE CENTRIC PROJET
Ora immagina se l’organizzazione potesse creare un team di esperti in materia di cui il project manager potesse fidarsi ciecamente – non solo dei maghi del mestiere, ma anche dediti al successo dell’organizzazione? E risorse che “si integrano perfettamente”?
Beh, diresti a te stesso: “Direi loro cosa fare e poi li lascerei fare”.
Naturalmente, sarebbe necessario un minimo di gestione prima di avviare il progetto: trovare un equilibrio tra troppi processi e troppo pochi è la sfida. Quindi prendiamo spunto dal mondo del Product Management. Utilizzando l’approccio del Prodotto Minimo Funzionale (MVP), identifichiamo e documentiamo solo i risultati necessari per l’esecuzione. I risultati vengono presentati in modo trasparente all’organizzazione e monitorati regolarmente. Tuttavia, le persone rimangono al centro di questo approccio.
Il People-centric Project Management (PcPM) è un insieme di semplici principi che consentono l’esecuzione dei risultati di progetto da parte di risorse competenti e impegnate. Si tratta essenzialmente di trovare i giusti membri del team e lasciarli fare il loro lavoro.
A differenza della gestione di progetto tradizionale, che gestisce i singoli progetti utilizzando un processo, il PCPM è incentrato sulle persone. Il PCPM si basa sulla competenza delle risorse che eseguono i deliverable (Deliverable Owner) e meno sui processi tradizionali utilizzati nella gestione dei progetti.
PRINCIPI
Promuovi un ambiente di lavoro positivo
Creare un ambiente di lavoro positivo è essenziale per costruire un team altamente performante. Questo include promuovere una comunicazione aperta, mostrare apprezzamento per il buon lavoro e offrire opportunità di crescita e sviluppo, oltre a celebrare i successi! I leader dovrebbero impegnarsi a creare una cultura aziendale che valorizzi la collaborazione, la fiducia e il rispetto.
Comunicare in modo efficace
Una comunicazione chiara ed efficace è fondamentale per una gestione di progetto di successo. I leader dovrebbero stabilire canali di comunicazione aperti e incoraggiare i membri del team a condividere idee, preoccupazioni e feedback. Riunioni di team regolari, aggiornamenti sullo stato di avanzamento e report sui progressi possono aiutare a mantenere tutti informati e allineati.
Le riunioni Agile sono un ottimo strumento per mettere membri del team, leader e stakeholder sulla stessa lunghezza d’onda. Era forse un lamento collettivo quello che ho sentito alla parola “riunioni”? Le riunioni, così come vengono spesso condotte, sono altamente improduttive. Ma le riunioni Agile hanno il potere di farti risparmiare tempo ed evitare al tuo team il burnout.
Costruisci fiducia
La fiducia è il fondamento di qualsiasi team di successo. I leader dovrebbero dimostrare trasparenza e onestà, definire aspettative chiare e dare il buon esempio. Quando i membri del team si fidano l’uno dell’altro, è più probabile che collaborino efficacemente e si assumano la responsabilità del proprio lavoro.
Una connessione autentica genera fiducia. Healthy Convo Co, un’azienda che adoro, crede che la connessione sia l’elemento mancante nel mondo del benessere. Ebbene, quando incontro un team di progetto disfunzionale, la connessione è spesso l’elemento mancante anche lì! Come leader, sei tu che devi creare spazio per la connessione nel tuo team. “Lavorare insieme: conversazioni per coltivare il benessere sul posto di lavoro” contiene oltre 150 domande che coprono 6 categorie appropriate per l’ambiente di lavoro. Prendine una confezione e tirale fuori alla tua prossima riunione o sessione di mentoring.
Celebrare il successo
Celebrare il successo è un aspetto fondamentale per costruire un team altamente performante. I leader dovrebbero riconoscere e premiare i membri del team per i loro successi, grandi e piccoli. Questo contribuisce a rafforzare il morale, la motivazione e un senso di orgoglio per il lavoro del team.
Ricorda che il modo in cui festeggi i successi potrebbe essere diverso da quello che il tuo team desidera. Quindi, chiediglielo! ADORO integrare questa conversazione all’avvio dei progetti. Stiamo già parlando di cosa significa essere positivi nel progetto… perché non parlare anche di cosa faremo per festeggiare quando raggiungeremo il nostro obiettivo?! Che motivazione! Una volta raccolte tutte le idee per festeggiare, mettile ai voti.
Il people centric project management mira a semplificare la gestione dei progetti affidandosi a esperti in materia. L’approccio è progettato per organizzazioni mature con risorse scrupolose che riconoscono la necessità di contribuire alla risoluzione di problemi causati da altri team. La piena visibilità dell’avanzamento del progetto consentirà ad altre risorse aziendali di contribuire a focalizzare l’organizzazione sulla risoluzione di specifici problemi da consegnare.
