I project controller (responsabile monitoraggio di progetto) non sono solo coloro che “dicono la verità” sui progetti, ma anche esperti tecnici e strategici. Tuttavia, per avere successo in questo ruolo, ciò che conta davvero, sostengono Paul Kidston e Carolyn Browning – due coautori del nuovo libro di APM “Project Controls in the 21st Century” – è la capacità di gestire il lato umano delle cose. Queste competenze includono una buona comunicazione, la capacità di problem solving e la capacità di essere un leader che crea la migliore cultura di progetto.
Cosa sono i monitoraggi di progetto?
I monitoraggi di progetto corrispondono a processi strutturati utilizzati per misurare, monitorare, prevedere e gestire le prestazioni di un progetto al fine di garantirne il rispetto dei tempi e dei vincoli di budget. Queste procedure prevedono la raccolta e l’analisi dei dati per misurare i progressi, identificare tendenze, anticipare deviazioni e potenziali problemi e implementare azioni correttive durante tutto il ciclo di vita per mantenerlo allineato ai suoi obiettivi.
I controlli di progetto includono:
- Definizione e mantenimento di piani di base per tempi, costi e ambito
- Raccolta e analisi dei dati sulle prestazioni rispetto a questi piani di base
- Identificazione di scostamenti e potenziali rischi
- Previsione delle prestazioni future in base ai trend attuali
- Implementazione di azioni correttive per affrontare le deviazioni
- Reporting dello stato del progetto agli stakeholder
Nel complesso, questi processi supportano ogni fase del ciclo di vita del progetto, dall’avvio e pianificazione all’esecuzione, al monitoraggio e alla chiusura, concentrandosi su costi, controllo dei tempi, mitigazione dei rischi e utilizzo efficace delle risorse assegnate. Creando visibilità sulle prestazioni del progetto attraverso approfondimenti basati sui dati, i team possono quindi prendere decisioni informate prima che i problemi si aggravino, ridurre l’incertezza e migliorarne i risultati.
Le attività comuni in questa disciplina includono:
- Creazione di curve a S e grafici del valore guadagnato per visualizzare i trend delle prestazioni
- Implementazione di soglie di scostamento e protocolli di escalation
- Conduzione di analisi quantitative dei rischi e pianificazione di emergenza
- Produzione di dashboard e report KPI specifici per gli stakeholder
Elementi del monitoraggio di progetto
Gestione dell’ambito
L’ambito definisce cosa fa parte del progetto e cosa no. Pertanto, il controllo dell’ambito implica la definizione chiara dei deliverable, la definizione dei limiti e la gestione dell’espansione dell’ambito attraverso processi di modifica strutturati. Garantisce che il team sia allineato alle aspettative e contribuisce a evitare incomprensioni e sovraestensioni.
Controllo della pianificazione
Il tempo è uno dei vincoli di progetto più visibili. Il controllo della pianificazione implica la creazione e il mantenimento di tempi realistici attraverso il monitoraggio continuo del percorso critico, il monitoraggio delle milestone e l’analisi del CPI. Monitorando attentamente le tempistiche, i team possono individuare tempestivamente eventuali deviazioni e riallocare le risorse o modificare i piani prima che i ritardi si aggravino.
Gestione delle risorse
La forza lavoro, gli strumenti e i materiali giusti devono essere disponibili al momento e nel luogo giusti durante tutto il ciclo di vita del progetto. Ciò implica la pianificazione dell’allocazione delle risorse, il monitoraggio dell’utilizzo e la risoluzione dei conflitti che potrebbero influire sulla consegna. Un controllo efficace delle risorse è fondamentale per evitare colli di bottiglia, mantenere la produttività e prevenire sforamenti di budget e tempi. Questo elemento è in parte correlato al controllo della pianificazione.
Gestione del rischio
I progetti sono sempre esposti a rischi noti e imprevisti. Un’efficace supervisione del progetto richiede un approccio strutturato per identificare, valutare e affrontare questi rischi prima che possano influire su ambito, tempi e budget. Tenere un registro dei rischi aggiornato, valutarne la probabilità e l’impatto e predisporre piani di mitigazione o di emergenza può aiutare i team a mitigare i potenziali rischi e, in alcuni casi, a evitarli del tutto.
Gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni integra fattori chiave come costi, tempi e ambito per mantenere i progetti in linea con i piani. Utilizzando dashboard e monitorando indicatori chiave di prestazione (KPI) come l’indice di performance dei costi (CPI), l’indice di performance della schedulazione (SPI) o persino l’indice di lunghezza del percorso critico (CPLI), la varianza dei costi, la varianza della schedulazione e l’utilizzo delle risorse, i team possono ottenere informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto. Ciò consente l’identificazione precoce di eventuali deviazioni, consentendo ai team di intraprendere tempestivamente azioni correttive (ad esempio, riallocando le risorse, modificando le tempistiche) per rimanere in linea con gli obiettivi strategici.
L’importanza dei controlli di progetto: prevenire il fallimento del progetto
I controlli di progetto non sono una funzione di supporto, ma un fattore cruciale per il suo successo. Infatti, secondo il nostro sondaggio di settore, il 90% dei partecipanti ha identificato i controlli di progetto come molto importanti o estremamente importanti per il raggiungimento di risultati positivi.
Controlli di progetto adeguati sono essenziali per stabilire una tempistica realistica, stimare accuratamente il budget e mantenerlo nei tempi previsti. Senza questi processi, le organizzazioni hanno molte più probabilità di dover affrontare sforamenti di costi, ritardi nella pianificazione e scarsa visibilità, impedendo al team di project management di prendere decisioni informate. Senza le informazioni giuste a disposizione al momento giusto, i problemi possono degenerare rapidamente e compromettere anche i progetti meglio pianificati.
Le dimensioni del progetto contano
Il valore di questa disciplina sembra aumentare ulteriormente con l’aumentare delle dimensioni del progetto: lo stesso sondaggio ha rilevato che le organizzazioni che gestiscono progetti su larga scala hanno una probabilità 1,7 volte maggiore di considerare i controlli di progetto estremamente importanti rispetto a quelle che gestiscono iniziative più piccole. Questa correlazione è plausibile, dato che i progetti più grandi spesso coinvolgono più stakeholder, interdipendenze complesse, maggiori rischi finanziari e tempistiche più lunghe che aumentano l’esposizione a potenziali rischi. Tutti questi fattori amplificano la necessità di una supervisione più rigorosa del progetto. Tuttavia, in genere, si nota che gli sforamenti nei progetti più piccoli sono spesso maggiori se considerati in termini di deviazione percentuale.
La complessità del progetto è importante.
Detto questo, le dimensioni non sempre equivalgono a complessità. Un progetto su larga scala può seguire un processo familiare e ben definito, mentre un’iniziativa più piccola potrebbe essere estremamente complessa. Ad esempio, potrebbe comportare nuove tecnologie, sfide normative o una significativa collaborazione interfunzionale. Questi tipi di progetti richiedono spesso un monitoraggio più rigoroso, aggiornamenti più frequenti e piani di comunicazione altamente strutturati per gestire le aspettative. In alcuni casi, il reporting sullo stato di avanzamento potrebbe dover essere effettuato più volte alla settimana o addirittura quotidianamente.
Il modo in cui questi processi vengono applicati può variare, ma la loro presenza è essenziale in tutti i progetti per garantire decisioni prevedibili e basate sui dati.
