Cosa è il Lean project management?

Uno dei tanti modi in cui la metodologia Lean può essere utilizzata è nel Lean Project Management, un approccio particolare che sta trovando sempre più applicazione nel settore del project management. È possibile per un team di lavoro utilizzare questo metodo in una competizione come quella in cui siamo coinvolti, dove gli obiettivi sono sempre più complessi e i tempi di esecuzione sempre più brevi. Valuteremo insieme la natura di questo approccio e il significato del termine attraverso alcuni esempi.

 

DEFINIZIONE E SIGNIFICATO 

In sostanza, il termine “Lean Project Management” si riferisce all’applicazione dei principi Lean nella gestione dei progetti. L’obiettivo di questa filosofia è massimizzare il valore minimizzando gli sforzi finanziari e non finanziari necessari per raggiungere gli obiettivi. Una filosofia aziendale, piuttosto che un insieme di strumenti o un modo per migliorare, con un risultato immediato di riduzione dei costi e del time-to-market, nonché di aumento della qualità.

 

AREE PRINCIPALI

I 5 principi Lean

Il Lean Enterprises Institute (LEI) ha codificato questi principi nel 1997, sebbene siano già in vigore da tempo. I principi Lean del project management enfatizzano la priorità di sforzi e risorse per raggiungere i risultati o i requisiti più importanti del cliente e per eliminare il lavoro superfluo.

 

• Valore: il valore è definito dal cliente, dal committente o dallo stakeholder. Il valore può essere la qualità, i tempi o il prezzo del prodotto finale, anche se probabilmente è un po’ tutte e tre queste cose. Definisci i requisiti necessari e le aspettative da soddisfare.
• Flusso di Valore: Dopo aver definito il valore, è il momento di mappare tutti i passaggi e i processi del ciclo di produzione. Questa sequenza di passaggi è nota come flusso di valore nella gestione dei progetti Lean. Identifica ogni azione che deve essere svolta nel progetto, inclusi progettazione, approvvigionamento, produzione, risorse umane, amministrazione e altro ancora. È utile disegnare questa mappa del flusso di valore su una pagina per illustrare il flusso delle risorse.
• Flusso continuo: non dovrebbero esserci punti che creino colli di bottiglia o interrompano la produzione. Secondo LEI, “Fai in modo che le fasi del flusso di valore si svolgano in sequenza serrata in modo che il prodotto o il servizio abbia un flusso continuo verso il cliente”. Spesso richiede team interfunzionali, ma si traduce in una maggiore produttività.
• Sistema pull: in questo caso, il cliente, il committente o lo stakeholder “estrae” il prodotto o il servizio dal progetto in base alle proprie esigenze. In altre parole, i miglioramenti apportati nella fase precedente portano a un time-to-market più rapido. Il vantaggio del sistema pull è l’eliminazione di magazzini o scorte. Questo consente all’azienda di risparmiare denaro, che può poi trasferire ai propri clienti.
• Perfezione: il passo finale è diffondere la filosofia in tutta l’azienda. Il Lean si basa sul miglioramento continuo. Pertanto, tutti in azienda devono impegnarsi costantemente a migliorare se stessi e i processi in cui sono coinvolti. Spesso sono necessari diversi tentativi per ottenere il valore e ridurre davvero gli sprechi.

Tipologie di spreco Lean 

Le tipologie di spreco Lean si riferiscono alle sette categorie di attività a valore aggiunto che ostacolano l’efficienza e la produttività di un processo. Tra queste rientrano sovrapproduzione, attesa, trasporto, sovraelaborazione, inventario, movimentazione e difetti, collettivamente riassunti con l’acronimo TIMWOOD. Identificando ed eliminando questi sprechi, le organizzazioni possono semplificare i flussi di lavoro, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione del cliente.

Produzione Just-in-Time

La produzione Just-in-Time (JIT) è un principio Lean che mira a ridurre i costi di inventario producendo solo ciò che è necessario, quando è necessario e nella quantità esatta richiesta. Questo approccio riduce al minimo gli sprechi, migliora il flusso di cassa e migliora la reattività alla domanda dei clienti, ma richiede uno stretto coordinamento con i fornitori e un’accurata previsione della domanda.

 

QUANDO IMPLEMENTARE UNA STRATEGIA LEAN?

Il Lean project management è più efficace quando le organizzazioni mirano a migliorare l’efficienza, ridurre gli sprechi e massimizzare il valore per il cliente. Che si tratti del lancio di un nuovo prodotto, della gestione di un progetto complesso o della semplificazione delle operazioni, i principi Lean possono contribuire a ottenere risultati migliori con meno risorse. È particolarmente utile nei settori in cui tempi, budget e qualità sono strettamente interconnessi.

Produzione

Il Lean Project Management ha avuto origine nel settore manifatturiero, il che lo rende un approccio naturale per questo settore. Concentrandosi sull’eliminazione degli sprechi (come scorte in eccesso o tempi di inattività) e ottimizzando il flusso di produzione, i produttori possono aumentare la produttività, ridurre i costi e fornire prodotti di qualità superiore con meno difetti.

Edilizia

Nell’edilizia, la gestione snella dei progetti aiuta a minimizzare i ritardi, ridurre gli sprechi di materiali e migliorare il coordinamento tra i team. I metodi Lean incoraggiano la consegna just-in-time, i processi di lavoro standardizzati e il feedback continuo, tutti fattori che contribuiscono a tempi di progetto più prevedibili e a ridurre i costi complessivi.

Sviluppo di prodotti e software

Il Lean è altamente efficace nello sviluppo di prodotti e software, dove agilità e reattività sono fondamentali. Applicando i principi Lean come il miglioramento continuo e la progettazione incentrata sul cliente, i team di sviluppo possono ridurre i tempi di ciclo, dare priorità alle funzionalità di alto valore e rilasciare prodotti migliori più rapidamente, rimanendo al contempo in linea con le esigenze degli stakeholder.

 

BENEFICI

Con l’introduzione del Toyota Production System (TPS), la casa automobilistica ha migliorato il valore per i propri clienti. La prova del nove è nei fatti: quella che (allora) era una piccola casa automobilistica è diventata una delle più grandi al mondo. Sebbene il termine “lean manufacturing” non sia apparso fino agli anni ’90, i vantaggi del Lean project management erano evidenti. Eccone alcuni:

 

• Maggiore visibilità sul processo di produzione
• Maggiore controllo, migliore processo decisionale e responsabilizzazione dei team
• Aumento della produttività e del morale
• Offre modi alternativi per portare a termine i progetti
• Progetti più rapidi grazie alla necessità di rispondere a un minor numero di problemi
• Aumento dei profitti, poiché viene aggiunto più valore e si riducono gli sprechi
• Maggiore soddisfazione del cliente

 

Quando le aziende raccolgono questi benefici, hanno più fondi da investire in personale, strumenti e attrezzature. Questo crea un effetto valanga, creando ancora più valore e riducendo ancora di più gli sprechi nel sistema di produzione. È una situazione vantaggiosa per tutti, nel migliore dei sensi.

 

Per ottenere tutti questi vantaggi, è necessario un software di gestione progetti che offra visibilità e connettività.