{"id":4438,"date":"2025-05-22T16:01:06","date_gmt":"2025-05-22T14:01:06","guid":{"rendered":"https:\/\/pmable.co\/?p=4438"},"modified":"2025-05-22T14:02:35","modified_gmt":"2025-05-22T12:02:35","slug":"comunicazione-efficace-nel-project-management","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/pmable.co\/sq\/comunicazione-efficace-nel-project-management\/","title":{"rendered":"Comunicazione efficace nel Project Management"},"content":{"rendered":"

l pi\u00f9 delle volte, comunicare in maniera chiara pu\u00f2 fare la differenza tra un progetto riuscito e uno fallimentare.\u00a0 Nel project management, comunicare in maniera chiara non significa soltanto sapere dove farlo, ma anche sapere chi dovrebbe ricevere i messaggi e che tipo di messaggi dovrebbero ricevere.<\/span><\/p>\n

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PIANO DI COMUNICAZIONE<\/span><\/h2>\n

Nel project management, un piano di comunicazione presenta le linee generali di come verranno comunicate agli stakeholder principali le informazioni relative a progetti importanti in corso.\u00a0 Il tuo piano di comunicazione aiuter\u00e0 il <\/span>team <\/span><\/a>a capire chi dovrebbe ricevere le notifiche e quando coinvolgere gli stakeholder del progetto.\u00a0 Come parte del tuo piano di comunicazione, chiarirai quale canale dovrebbero utilizzare gli stakeholder e quando, con quale frequenza i vari dettagli dovrebbero essere comunicati e chi sar\u00e0 responsabile di ogni canale.<\/span><\/p>\n

Condividere un piano di comunicazione pu\u00f2 aiutare il team ad avere chiaro quali strumenti utilizzare e quando, oltre a sapere chi contattare con ogni strumento.\u00a0 Senza un piano di comunicazione, un membro del team potrebbe fare una domanda su un’attivit\u00e0 in uno strumento che un altro membro del team controlla raramente.\u00a0 Invece che comunicare in maniera chiara e far avanzare il lavoro, i membri del team finirebbero per sentirsi frustrati, confusi e scollegati dal lavoro importante.\u00a0 Inoltre, se non sanno chiaramente chi \u00e8 il responsabile di ogni canale, potrebbero mettersi in contatto con uno stakeholder esecutivo per fargli domande alle quali non sa rispondere.\u00a0 Quello che \u00e8 iniziato come un errore di comunicazione si \u00e8 trasformato in tre membri del team frustrati e ha causato uno stallo nel lavoro.<\/span><\/p>\n

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I VANTAGGI DI UN PIANO DI COMUNICAZIONE<\/b><\/p>\n

Ovviamente\u00a0 comunicare in maniera chiara sul luogo di lavoro \u00e8 una buona cosa.\u00a0 Ma hai veramente bisogno di un piano di comunicazione per farlo?<\/span><\/p>\n

La risposta \u00e8: s\u00ec.\u00a0 Un buon piano di comunicazione ti aiuta a comunicare le informazioni giuste agli stakeholder giusti.\u00a0 Non \u00e8 necessario inviare una notifica agli stakeholder esecutivi per ogni dettaglio relativo al progetto e, allo stesso modo, probabilmente non tutti i membri del team devono essere presenti alla videoconferenza coi partner esterni.\u00a0 Chiarendo dove e come si comunicher\u00e0, ridurrai i dubbi e sbloccherai il tuo team.<\/span><\/p>\n

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Pi\u00f9 collaborazione<\/span><\/h3>\n

La collaborazione all’interno del team non si sviluppa in automatico, \u00e8 una competenza che tu e il tuo team dovete costruire.\u00a0 Una parte del creare una collaborazione all’interno del team \u00e8 chiarire le convenzioni comunicative.\u00a0 Questo perch\u00e9 per collaborare efficacemente bisogna sentirsi a proprio agio quando si comunica, soprattutto quando si lavora da remoto o in un team dislocato in sedi diverse.\u00a0 Se i membri del tuo team si sentono insicuri perch\u00e9 stanno ancora cercando di capire come o dove comunicare, non si sentiranno a proprio agio a parlarsi.<\/span><\/p>\n

Il tuo piano di comunicazione \u00e8 l’opportunit\u00e0 per chiarire dove i membri del team dovrebbero comunicare.\u00a0 In base al livello di dettaglio, puoi anche includere quando i membri del team dovrebbero comunicare e chiarire le convenzioni riguardo alla modalit\u00e0 “Non disturbare” o al silenziamento delle notifiche.<\/span><\/p>\n

Fornendo queste linee guida rimuoverai in maniera efficace uno degli ostacoli pi\u00f9 grandi e i membri del team comunicheranno e collaboreranno pi\u00f9 facilmente.\u00a0 Quando i membri del team sanno dove comunicare (e dove non farlo), saranno sicuri di mandare il messaggio giusto al momento giusto.<\/span><\/p>\n

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Meno lavoro duplicato<\/span><\/h3>\n

Al momento, i <\/span>knowledge worker<\/span><\/a> dedicano il 60% del proprio tempo ad attivit\u00e0 superflue, ad esempio cercare documenti, richiedere approvazioni, passare da un’app all’altra, inviare follow-up sullo stato del lavoro e in generale facendo cose che tolgono tempo alle attivit\u00e0 chiave.\u00a0 Parte di queste attivit\u00e0 superflue consiste nel non sapere dove comunicare.<\/span><\/p>\n

Se i membri del team non sanno chiaramente dove vengono condivise le informazioni, ad esempio il tuo piano di progetto o la cronologia di progetto, dovranno cercarle su molteplici strumenti e chiedere a diversi membri del team.\u00a0 Di conseguenza, i membri del team che non sanno dove comunicare riguardo al lavoro hanno difficolt\u00e0 a trovare le attivit\u00e0 gi\u00e0 esistenti.<\/span><\/p>\n

Le attivit\u00e0 superflue portano a pi\u00f9 lavoro manuale e duplicato e a meno chiarezza.\u00a0 Di fatto, secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro, dedichiamo il 13% del nostro tempo (236 ore all’anno) ad attivit\u00e0 che sono gi\u00e0 state completate.\u00a0 Condividendo un piano di comunicazione puoi mettere in chiaro dove trovare le attivit\u00e0, in modo che il team non passi tutto il tempo a cercarle.<\/span><\/p>\n

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COME SCRIVERE UN PIANO DI COMUNICAZIONE<\/span><\/h2>\n

Stabilisci i metodi di comunicazione<\/span><\/h3>\n

Il primo passaggio nella creazione di un piano di comunicazione \u00e8 decidere dove il team comunicher\u00e0 e riguardo a cosa.\u00a0 Questo include che strumenti usare e quando, e quando comunicare di persona o scegliere di farlo in modo asincrono.\u00a0 La comunicazione di persona avviene in tempo reale.\u00a0 Al contrario, si comunica in modo asincrono quando si invia un messaggio senza aspettarsi una risposta immediata.\u00a0 Ogni giorno usiamo la comunicazione asincrona senza accorgercene, in particolare ogni volta che inviamo un’email.<\/span><\/p>\n

\u00a0Mentre definisci il tuo piano di comunicazione, identifica per cosa utilizzare ogni strumento.\u00a0 Per esempio potresti decidere di usare:<\/span><\/p>\n

    \n
  • \u00a0l’email per comunicare con stakeholder esterni<\/span><\/li>\n
  • \u00a0Slack per le comunicazioni in tempo reale riguardo gli aggiornamenti quotidiani e domande veloci<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

     <\/p>\n

    Definisci la frequenza delle comunicazioni<\/span><\/h3>\n

    Ora che sai dove avverranno le comunicazioni, devi decidere la loro frequenza.\u00a0 La frequenza delle comunicazioni \u00e8 il piano d’azione per aggiornare diversi stakeholder su vari dettagli del progetto.<\/span><\/p>\n

    Per esempio, potresti decidere di programmare:<\/span><\/p>\n

      \n
    • \u00a0la pubblicazione settimanale di aggiornamenti sullo stato del progetto per tutti gli stakeholder e gli sponsor del progetto<\/span><\/li>\n
    • \u00a0riunioni mensili del team di progetto per sbloccare attivit\u00e0 o fare un brainstorming per identificare i passaggi successivi<\/span><\/li>\n
    • \u00a0aggiornamenti asincroni su Asana relativi ai traguardi del progetto quando necessario<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

       <\/p>\n

      Aggiungi un piano per la gestione degli stakeholder\u00a0<\/span><\/h3>\n

      Gestire un progetto in maniera efficace spesso dipende dall’ottenere il supporto e il coinvolgimento degli stakeholder.\u00a0 All’inizio del progetto, lo farai durante la riunione per il lancio del progetto, ma \u00e8 fondamentale mantenere il supporto degli stakeholder per tutta la durata del progetto.<\/span><\/p>\n

       <\/p>\n

      Prenditi un po’ di tempo mentre prepari il tuo piano di comunicazione per definire dettagliatamente quando comunicare con gli stakeholder del progetto e riguardo a cosa.\u00a0 Alcune persone, come i membri fondamentali del team, invieranno comunicazioni regolari riguardanti il progetto, forse addirittura quotidianamente.\u00a0 Altri stakeholder del progetto potrebbero dover solamente essere messi al corrente durante gli aggiornamenti di stato del progetto o la riunione finale.<\/span><\/p>\n

      Facendo un elenco di come gestirai la comunicazione con gli stakeholder, puoi assicurarti che vengano contattati al momento giusto riguardo alle cose giuste.\u00a0 Le comunicazioni che ricevono dovrebbero rispondere a domande a un livello di dettaglio che li interessa e che si focalizzano sui risultati aziendali e sull’impatto a livello generale.<\/span><\/p>\n

       <\/p>\n

      Comunicare in maniera chiara pu\u00f2 aiutarti a mandare il messaggio giusto al momento giusto, oltre a stimolare una collaborazione efficace e assicurare che ogni membro del team venga tenuto al corrente al momento giusto.\u00a0 In questo modo, il tuo team passer\u00e0 meno tempo a mandarsi comunicazioni riguardo al lavoro e pi\u00f9 tempo a lavorare su attivit\u00e0 importanti.<\/span><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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